Kontekst techniczny

Zanim zaczniemy planować nasze wystąpienie, tworzyć konspekt, a następnie pracować nad planszami i innymi pomocami wizualnymi, musimy w określić techniczne i organizacyjne ramy naszej prezentacji. Tylko wówczas będziemy w stanie optymalnie przygotować się do wystąpienia.

Wskazówka: Plan awaryjny

Przygotowując swoje wystąpienie warto także rozważyć plan awaryjny. To znaczy wiedzieć, co zrobić, jeśli internet akurat przestanie działać, projektor odmówi posłuszeństwa lub eksponaty nie dojadą na czas. Powinniśmy mieć np. wydrukowane slajdy prezentacji, by móc wygłosić referat bez ich pokazywania.

Ile mamy czasu?

Churchil, uznawany za jednego z najlepszych i najbardziej porywających mówców, zapytany, ile czasu poświęca na przygotowanie swojego przemówienia, stwierdził, że jeśli ma mówić 10 minut – potrzebuje tygodnia, jeśli godzinę, to na przygotowanie wystarczy godzina, jeśli może mówić ile zechce – może zacząć natychmiast.

Jaka płynie z tego nauka? Im większa synteza, tym więcej czasu powinny nam zająć przygotowania.

Jaka i jak ustawiona sala?

W małej sali może nie być możliwości skorzystania z rozwieszonej dodatkowo mapy, tablicy lub flipchartu. W dużej nie zawsze da się te pomoce ustawić tak, by były dobrze widoczne dla wszystkich uczestników. Dobrze jest przewidzieć takie sytuacje na etapie planowania i nie dać się zaskoczyć

Do dobrego zaplanowania wystąpienia przydatna jest wiedza na temat sali. Parametry, które warto znać to między innymi: wielkość sali, ustawienie krzeseł, miejsce na scenie na komputer i notatki, ewentualne bariery między prelegentem (sceną) i publicznością, miejsce na odłożenie rzeczy niepotrzebnych (teczka, parasol, płaszcz), miejsce na odłożenie eksponatów, standardowe wyposażenie (patrz – następny punkt).

Znajomość tych parametrów pozwala lepiej się przygotować. Na przykład w małej sali może nie być możliwości skorzystania z rozwieszonej dodatkowo mapy, tablicy lub flipchartu. Należy to uwzględnić i przewidzieć mapę w formie grafiki wyświetlonej na slajdzie (więcej w punkcie: Jak zaaranżować salę?).

Wskazówka: Zamiast tablicy

Jeśli nie możemy skorzystać z tablicy lub flipchartu, to ich funkcję może zastąpić dotykowy ekran jeśli nasz notebook takim dysponuje, podłączony do niego tablet graficzny, lub tablica multimedialna. Warto także wziąć pod uwagę, że pewne rzeczy powinniśmy prezentować właściwie tylko z użyciem tablicy lub jej odpowiednika – np. rozwiązywanie równań matematycznych, fizycznych czy chemicznych.

Co możemy mieć do dyspozycji podczas naszego wystąpienia?

Przygotowując pomoce wizualne należy wziąć pod uwagę nasze potrzeby vs. możliwości oferowane przez organizatorów i salę, w której występujemy.

Warto rozważyć czego potrzebujemy, a co będziemy mieli do dyspozycji podczas wystąpienia. Na przykład:

• komputer,
• projektor,
• internet (warto sprawdzić jego szybkość),
• tablica multimedialna,
• tablica,
• eksponaty,
• mapy,
• plakaty,
• inne…

Jeśli prowadzimy wystąpienie dotyczące matematyki, chemii czy fizyki – użycie tablicy może być konieczne. Rozpisanie lub rozrysowanie na żywo ze słuchaczami pewnych zagadnień może mieć kluczowe znaczenie dla zrozumienia przekazu. Jednak jeśli wiemy, że nie będzie takiej możliwości, możemy się odpowiednio przygotować.

Ile osób weźmie udział w wystąpieniu?

Zastanów się, jaki pożytek może publiczności przynieść obecność na wystąpieniu i powiedz o nim na samym początku.

W małej grupie możemy na przykład użyć małych eksponatów. Jesteśmy w stanie zaprosić ludzi bliżej, aby im je zademonstrować lub podejść do każdego z osobna. Jednak w większej musimy skorzystać z wizualizera, pokazać obiekt na slajdach lub skorzystać z techniki wielkiego powiększenia.

Liczba osób będzie ważna również ze względu na wydruk materiałów (jeśli je przewidujemy) czy nagłośnienie sali i możliwość skorzystania z mikrofonu oraz podłączenia dźwięku z komputera do głośników (jeśli zamierzamy wyświetlić film lub skorzystać z podkładu audio).

O której godzinie?

To ważny aspekt. Od niego zależy, czy publiczność będzie zaspana, czy może zmęczona – innymi słowy: jaka będzie zdolność percepcji grupy. Podczas prelekcji o nieodpowiedniej porze (wcześnie rano, późnym wieczorem) trzeba dobrze rozplanować omawiany materiał i akcenty. Więcej pytań do publiczności, jak również dygresji i anegdot, ma szansę pobudzić publiczność i spowodować bardziej zaangażowane uczestnictwo.

Przyjdą z własnej woli czy z przymusu?

Jeśli publiczność została zmuszona do uczestniczenia w naszym wystąpieniu – mamy trudniejsze zadanie. Najważniejsze może okazać się przedstawienie korzyści wynikających z uczestnictwa.