Na skróty: Zaplanuj = przygotuj

Poniżej znajdziesz 10 skróconych porad dotyczących pierwszego etapu opracowania wystąpienia – Planowania. 

Zacznij od zakończenie myślenia

Poznaj swoją publiczność tak dobrze, jak to możliwe 

Treść, treść, treść

Nie będzie miało znaczenia, jak wspaniale wystąpisz lub jak świetne, profesjonalne i piękne będziesz miał slajdy, jeśli twoja prezentacja nie będzie oparta na solidnej treści. Tylko odpowiednie przygotowanie zawartości i dostosowanie jej do publiczności może zapewnić sukces wystąpieniu. Jednak treść nie obroni się sama. Dobra treść to warunek konieczny, ale nie wystarczający by odnieść zwycięstwo. Stanowi bazę do zbudowania pomocy wizualnych oraz opracowania historii, z pomocą której porwie się publiczność podczas wystąpienia.

Uwaga: Nie zarzucajmy słuchaczy zbyt wieloma danymi i informacjami

Często popadamy w pułapkę myślenia, że jeżeli nie powiemy wszystkiego, publiczność nie zrozumie naszego przekazu. Treść jest bardzo ważna, ale nie można jej przeładować zbyt wieloma szczegółowymi danymi i informacjami. Jeśli to zrobimy, uczestnicy spotkania poczują się zmęczeni, „przepełnieni” i nie będą w stanie utrzymać uwagi – skupić się na głównym wątku. Nie uda się wówczas przekazać tego, co stanowi esencję – cel wystąpienia. Dlatego powinniśmy trzymać się zasady: mniej znaczy więcej. To prowadzi do idei prostoty.

Nie komplikuj 

Prosty nie znaczy głupi. Uproszczenie przekazu jest trudne, ale na pewno zostanie docenione przez publiczność. Zajmuje sporo czasu i wymaga szczególnej uwagi by wybrać co można pominąć, a co należy zostawić by przekaz nie stracił na wartości. Trzeba cały czas pamiętać, co jest istotą wystąpienia, jaki cel chcemy zrealizować.

Ćwiczenie 

Zastanów się, jeśli twoja publiczność mogłaby zapamiętać tylko trzy rzeczy z wystąpienia, co to powinno być według ciebie?

Uwaga 

Pamiętaj, żeby upraszczać trzeba mieć zgromadzone i zweryfikowane odpowiednio wiele informacji, danych czy faktów. Uproszczenie nie polega na prześlizgiwaniu się po temacie, ale na wyłonieniu i przedstawieniu jego istoty. Konieczne jest więc przeanalizowanie i przetworzenie posiadanych wiadomości w sposób dostosowany do celu i publiczności. Ważne jest także uwzględnienie czasu, którym będziemy dysponować podczas wystąpienia.

Naszkicuj konspekt 

Dosłownie – naszkicuj. Większość z nas najlepiej planuje korzystając z kartki i ołówka lub tablicy. Dzięki analogowemu planowaniu nie jesteśmy ograniczeni (np. umiejętnościami posługiwania się programem czy jego możliwościami). Planując na kartce mamy także lepsze spojrzenie na całość wystąpienia. Nie musimy np. przełączać się między widokiem slajdu a widokiem sortowania slajdów w PowerPoint czy w Keynote, by spojrzeć na całość. Gdy spiszemy (lub narysujemy) konspekt wystąpienia w postaci głównych punktów, dobrym pomysłem jest wykonanie na koniec planu w postaci „story board”, czyli planu slajdów. Łatwiej jest wówczas rozplanować zawartość poszczególnych slajdów i dopasować do nich w spójny sposób grafikę, wykresy i zdjęcia, dopisać notatki czy zaplanować efekty wizualne. Dopiero wówczas warto usiąść do komputera i przekuć plan w znakomitą prezentację. Praca zostanie wykonana znacznie szybciej i efektywniej. Zaczynanie pracy z programem do prezentacji przed napisaniem konspektu przypomina sytuację, w której reżyser wybiera aktorów i zaczyna filmować bez gotowego scenariusza.

Wskazówka

Może się wydawać, że planowanie analogowe, z użyciem kartki i długopisu, to strata czasu. Zazwyczaj jest jednak na odwrót. Rysując na papierze nic nas nie ogranicza, łatwiej dostrzec powiązania między kolejnymi slajdami, zaplanować elementy graficzne – tu wykres kołowy, tutaj zdjęcie. Łatwiej także dokonać uproszczenia całości przekazu, jaki ma nieść nasze wystąpienie i zastanowić się co chcemy powiedzieć przy każdym ze slajdów. Gdy siadamy do komputera, często nie musimy nawet zerkać do notatek, bowiem dzięki wcześniej wykonanej pracy, wszystko mamy już poukładane w głowie. Tworzenie pomocy wizualnych idzie wówczas zdecydowanie szybciej.

Stwórz przejrzystą strukturę 

Struktura prezentacji jest najważniejsza – jak zostało napisane w podręczniku prezentacji McKinsey. Bez niej wspaniały styl, oratorskie wystąpienie i towarzyszące mu świetne efekty wizualne nie będą miały znaczenia. Jeśli poświęcisz na początku czas, by spisać i uporządkować swoje pomysły oraz idee w logicznym porządku, twój przekaz będzie jasny i przejrzysty dla publiczności. Łatwo wyobrazisz sobie i przedstawisz logikę treści, połączenia miedzy kolejnymi slajdami i wątkami podczas wystąpienia. Jeśli pomysły nie zostaną uporządkowane, a dla ciebie nie będzie jasne od początku co i jak chcesz opowiedzieć, nie będzie możliwe zaprojektowanie odpowiedniej struktury później podczas tworzenia wizualizacji i / lub dokumentów. Publiczność musi widzieć, dokąd zmierzasz. Nie wystarczy zamieścić na początku prezentacji slajdu z jej planem, który zilustruje organizację wystąpienia. Jeśli w rzeczywistości nie przemyślimy i nie nadamy slajdom porządku logicznego, to taki plan będzie bezużyteczny. W rzeczywistości, widzowie mogą stać się jeszcze bardziej zirytowani, ponieważ złożona im na początku obietnica „porządku” okaże się nieprawdziwa, a sama prezentacja zagmatwana, bez wyraźnego celu i przekazu.

Co z tego?

To pytanie, które warto zadawać sobie jak najczęściej podczas pracy nad wystąpieniem. Tworząc treść prezentacji postawmy się w roli słuchacza. Wówczas zapytajmy: co z tego? Co z tego wynika dla mnie – uczestnika prelekcji, w czym może mi to pomóc, czy dla mnie to jest ważne. Być może, to co chcemy opowiedzieć lub pokazać będzie fajne, ciekawe. Ale czy jest istotne z punktu widzenia publiczności. Może ułatwia zrozumienie naszego przesłania, historii którą snujemy. A może jest zupełnie nieistotne – stanowi tylko zapychacz. Miły, ale bezwartościowy zapychacz, który co najwyżej może rozproszyć niepotrzebnie uwagę. Zrezygnuj wówczas z niego.

Wskazówka

Czasem przerywniki, np. w postaci anegdot, czy dykteryjek, są potrzebne. Szczególnie podczas dłuższych wystąpień. Jednak powinny być związane z tematem wystąpienia. Nie być zbyt długie i nie występować za często. Ich poziom i sposób opowiedzenia powinien być dopasowany do publiczności i jej wrażliwości.

Test windy – streścisz prezentację w minutę?

W dość prosty sposób możesz sprawdzić jasność swojego przekazu wykonując test windy. Test ten jest dobrze znany w biznesie. Wyobraź sobie, że twój szef, dla którego przygotowywałeś swoje wystąpienie, nagle musi wyjechać, o czym dowiadujesz się wchodząc na umówione spotkanie. Mijając cię w drzwiach, stwierdza, że porozmawiacie w drodze do auta. Musisz streścić przygotowaną przez siebie prezentację (często na 15-30 minut) w ciągu 30-45 sekund – tylu, ile średnio trwa droga z biura do garażu. Możesz sprawdzić jasność i przejrzystość swojego przekazu, próbując klarownie go przedstawić w tym czasie. Jeśli odpowiednio przygotowałeś swoje wystąpienie – dasz radę. Jeśli nie, prawdopodobnie również dla ciebie nie jest jeszcze jasne, co chcesz powiedzieć i osiągnąć.

Wskazówka

Możesz też spróbować innej metody – zapisania idei, którą chcesz przekazać, na odwrocie wizytówki. Zrób to, zanim zaczniesz tworzyć slajdy. Jeżeli masz problem z wykonaniem tego zadania – przemyśl jeszcze raz swoje wystąpienie.

Sztuka snucia historii 

Jak osiągnąć spokój i pewność siebie przed wystąpieniem? 

Jeśli poświęcisz wystarczającą ilość czasu na zbudowanie logicznego przekazu, zaprojektowanie profesjonalnych, właściwych pomocy wizualnych (np. slajdów) i trening – twoje zdenerwowanie zmniejszy się. Jeżeli przećwiczysz kilka razy wystąpienie z komputerem, projektorem i pilotem zmieniającym slajdy (zakładając, że ich używasz) – zdenerwowanie nie ustąpi, ale zostanie znacznie zredukowane. Stresuje nas wszystko, czego nie znamy i nie jesteśmy pewni. Jeżeli dzięki ćwiczeniom wiemy co i w jakiej kolejności mamy powiedzieć, kiedy zmienić slajdy,  co znajduje się na kolejnych planszach i nie zaskakują nas zastosowane efekty animacji – zdenerwowanie zamienia się w pozytywną tremę przed wystąpieniem. Nasz niepokój stopnieje również  dzięki opracowaniu odpowiedzi na spodziewane pytania od publiczności.

Wskazówka

Pamiętaj, że nawet najlepsi, profesjonalni mówcy stresują się przed wyjściem na scenę. Brak zdenerwowania często jest objawem wypalenia lub popadnięcia w rutynę – a to nigdy nie sprzyja dobremu wystąpieniu!