Wskazówka: Plan awaryjny

Przygotowując swoje wystąpienie warto także rozważyć plan awaryjny. To znaczy wiedzieć, co zrobić, jeśli internet akurat przestanie działać, projektor odmówi posłuszeństwa lub eksponaty nie dojadą na czas. Powinniśmy mieć np. wydrukowane slajdy prezentacji, by móc wygłosić referat bez ich pokazywania.

Ile mamy czasu?

Churchil, uznawany za jednego z najlepszych i najbardziej porywających mówców, zapytany, ile czasu poświęca na przygotowanie swojego przemówienia, stwierdził, że jeśli ma mówić 10 minut – potrzebuje tygodnia, jeśli godzinę, to na przygotowanie wystarczy godzina, jeśli może mówić ile zechce – może zacząć natychmiast.

Jaka płynie z tego nauka? Im większa synteza, tym więcej czasu powinny nam zająć przygotowania.

Jaka i jak ustawiona sala?

W małej sali może nie być możliwości skorzystania z rozwieszonej dodatkowo mapy, tablicy lub flipchartu. W dużej nie zawsze da się te pomoce ustawić tak, by były dobrze widoczne dla wszystkich uczestników. Dobrze jest przewidzieć takie sytuacje na etapie planowania i nie dać się zaskoczyć

Do dobrego zaplanowania wystąpienia przydatna jest wiedza na temat sali. Parametry, które warto znać to między innymi: wielkość sali, ustawienie krzeseł, miejsce na scenie na komputer i notatki, ewentualne bariery między prelegentem (sceną) i publicznością, miejsce na odłożenie rzeczy niepotrzebnych (teczka, parasol, płaszcz), miejsce na odłożenie eksponatów, standardowe wyposażenie (patrz – następny punkt).

Znajomość tych parametrów pozwala lepiej się przygotować. Na przykład w małej sali może nie być możliwości skorzystania z rozwieszonej dodatkowo mapy, tablicy lub flipchartu. Należy to uwzględnić i przewidzieć mapę w formie grafiki wyświetlonej na slajdzie (więcej w punkcie: Jak zaaranżować salę?).

Wskazówka: Zamiast tablicy

Jeśli nie możemy skorzystać z tablicy lub flipchartu, to ich funkcję może zastąpić dotykowy ekran jeśli nasz notebook takim dysponuje, podłączony do niego tablet graficzny, lub tablica multimedialna. Warto także wziąć pod uwagę, że pewne rzeczy powinniśmy prezentować właściwie tylko z użyciem tablicy lub jej odpowiednika – np. rozwiązywanie równań matematycznych, fizycznych czy chemicznych.

Co możemy mieć do dyspozycji podczas naszego wystąpienia?

Przygotowując pomoce wizualne należy wziąć pod uwagę nasze potrzeby vs. możliwości oferowane przez organizatorów i salę, w której występujemy.

Warto rozważyć czego potrzebujemy, a co będziemy mieli do dyspozycji podczas wystąpienia. Na przykład:

• komputer,
• projektor,
• internet (warto sprawdzić jego szybkość),
• tablica multimedialna,
• tablica,
• eksponaty,
• mapy,
• plakaty,
• inne…

Jeśli prowadzimy wystąpienie dotyczące matematyki, chemii czy fizyki – użycie tablicy może być konieczne. Rozpisanie lub rozrysowanie na żywo ze słuchaczami pewnych zagadnień może mieć kluczowe znaczenie dla zrozumienia przekazu. Jednak jeśli wiemy, że nie będzie takiej możliwości, możemy się odpowiednio przygotować.

Ile osób weźmie udział w wystąpieniu?

Zastanów się, jaki pożytek może publiczności przynieść obecność na wystąpieniu i powiedz o nim na samym początku.

W małej grupie możemy na przykład użyć małych eksponatów. Jesteśmy w stanie zaprosić ludzi bliżej, aby im je zademonstrować lub podejść do każdego z osobna. Jednak w większej musimy skorzystać z wizualizera, pokazać obiekt na slajdach lub skorzystać z techniki wielkiego powiększenia.

Liczba osób będzie ważna również ze względu na wydruk materiałów (jeśli je przewidujemy) czy nagłośnienie sali i możliwość skorzystania z mikrofonu oraz podłączenia dźwięku z komputera do głośników (jeśli zamierzamy wyświetlić film lub skorzystać z podkładu audio).

O której godzinie?

To ważny aspekt. Od niego zależy, czy publiczność będzie zaspana, czy może zmęczona – innymi słowy: jaka będzie zdolność percepcji grupy. Podczas prelekcji o nieodpowiedniej porze (wcześnie rano, późnym wieczorem) trzeba dobrze rozplanować omawiany materiał i akcenty. Więcej pytań do publiczności, jak również dygresji i anegdot, ma szansę pobudzić publiczność i spowodować bardziej zaangażowane uczestnictwo.

Przyjdą z własnej woli czy z przymusu?

Jeśli publiczność została zmuszona do uczestniczenia w naszym wystąpieniu – mamy trudniejsze zadanie. Najważniejsze może okazać się przedstawienie korzyści wynikających z uczestnictwa.

Publiczność

Najważniejsza jest publiczność. To dla niej przygotowujemy wystąpienie. Dlatego warto się zastanowić, jakie korzyści odniesie z tego, że nas wysłucha.

Przed zaplanowaniem swojego wystąpienia warto zastanowić się nad publicznością, do której będzie mieli okazję mówić. Jeśli to możliwe, dowiedzieć się na jej temat jak najwięcej. Czy są to specjaliści w danej dziedzinie? Czy może uczniowie? Jakie mogą mieć oczekiwania? Jaka jest ich motywacja uczestniczenia w wystąpieniu?

Uwaga: Kontekst kulturowy

Ważny jest także kontekst kulturowy – szczególnie, gdy publiczność jest międzynarodowa. Od niego zależy, jakich anegdot czy przykładów można użyć, aby nikogo nie obrazić lub nie zszokować (lub przeciwnie – zszokować, jeśli temat tego wymaga).

W zależności od odpowiedzi na te pytania, będziesz mógł dobrać odpowiednie słownictwo. W innym wypadku, dla wielu mniej zorientowanych w temacie, twój wykład będzie brzmiał niczym wygłoszony w języku mandaryńskim. Znając publiczność łatwiej będzie także dobrać odpowiednie przykłady czy powołać się na wypowiedzi lub cytaty osób uznawanych przez nią za autorytety w danej dziedzinie.

Wskazówka: Mów językiem publiczności

Pamiętaj, by prezentację zawsze przygotowywać pod kątem publiczności. Twoje wystąpienie powinno być dla niej, nie dla ciebie. Dlatego dobór słownictwa, użycie odpowiedniej, zrozumiałej terminologii oraz dopasowanie stylu wypowiedzi są tak ważne.

Dobrym przykładem może być sytuacja spotykana w sklepie z komputerami. Gdy do sklepu przyjdzie klient nieznający się na sprzęcie komputerowym, nie będzie go interesowało zapewne, jakie dokładnie parametry ma dany model notebooka. Będzie chciał wiedzieć, czy zdoła na nim wykonać określone zadania: ile muzyki lub materiałów wideo będzie mógł na nim przechować, czy da radę zmontować film z wakacji, czy tylko skorzystać z pakietu biurowego i przeglądarki internetowej. Jeśli sprzedawca zacznie opowiadać o procesorach, pamięci, dysku, wersji portu USB oraz sieci Wi-Fi – prawdopodobnie skutecznie przestraszy potencjalnego nabywcę i zniechęci do dokonania zakupu.

Doskonale wiedział o tym Steve Jobs. W jego prezentacjach nigdy nie znajdowały się szczegółowe parametry techniczne. Zawsze mówił o tym, co użytkownik dzięki urządzeniom jego firmy może osiągnąć lub zyskać. Skupiał się na kliencie i jego potrzebach. Pokazując nowego iPoda opowiadał, ile muzyki na nim można zapisać. Skupiając się na swojej publiczności osiągał jednocześnie swoje cele.

Temat wystąpienia i jego streszczenie

Temat musi być prosty do zrozumienia i zapamiętania dla publiczności

Temat jest jednym z ważniejszych elementów wystąpienia. Nie ma nic gorszego niż publiczność, która nie może zapamiętać tematu i powtórzyć go zaraz po zakończeniu wystąpienia.

Temat powinien być krótki i zachęcający do wzięcia udziału (nawet, jeśli publiczność została do niego przymuszona). Niestandardowy, zaskakujący lub szokujący temat może od początku przykuć uwagę publiczności i nastawić ją pozytywnie. Nudny, długi – wprost przeciwnie.

Przykłady tematów zwykłych i zachęcających: 

• Polska za czasów pierwszych Piastów ⟷ Jak zaliczyć pierwszy semestr celująco?
• Techniki Prezentacji Mówionej ⟷ Zabójczo skuteczne wystąpienia publiczne
• Zasady BHP w twoim miejscu pracy ⟷ Nagrody Darwina za głupotę w pracy?
• Przepisy ruchu drogowego ⟷ Jak nie dać się zabić na drodze?
• Usługi świadczone w modelu chmury obliczeniowej w służbie edukacji ⟷ Nowoczesna i mobilna edukacja w polskiej szkole to bujanie w chmurach?

Temat musi być dobrany do publiczności i odpowiadać jej wrażliwości oraz okolicznościom wystąpienia. Nie wszystkie z powyższych tematów nadają się dla uczniów – szczególnie szkół podstawowych.

Wskazówka: Temat ze znakiem zapytania

Temat w formie pytania ma zdecydowanie większą siłę ekspresji i jest lepiej zapamiętywany przez publiczność – szczególnie, jeśli trafia w obszar zainteresowania słuchaczy. Poza samym tematem, na początku wystąpienia należy streścić jego przebieg. Przy krótkich prezentacjach nie zawsze warto podawać szczegółowy konspekt. Można natomiast poinformować, jakimi zagadnieniami się zajmiemy i w jakiej kolejności lub ile ich będzie, by publiczność wiedziała, czego się spodziewać. Pamiętaj, że streszczenie nie powinno być zbyt długie. Nie więcej niż dwa-trzy (krótkie) zdania.

Pod adresem http://www.presentationzen.com znaleźć można blog autora bardzo ciekawych książek o tematyce związanej z przygotowaniem i wygłaszaniem wystąpień publicznych. Blog stanowi ich doskonałe uzupełnienie. Garry dzieli się swoimi doświadczeniami i przemyśleniami dotyczącymi prezentacji, przygotowania slajdów, zachowania na scenie. Na blogu znaleźć możemy również recenzje książek innych autorów oraz opisy inspirujących wystąpień znanych mówców i nauczycieli. Gorąco polecamy śledzenie wszystkim, którzy chcą doskonalić swój warsztat prelegenta oraz nauczycielom i wykładowcom, którzy szukają inspiracji, w jaki sposób wiedzę na temat wystąpień publicznych dzielić z uczniami i studentami.

Mów zrozumiale

Pamiętajmy, że nie występujemy dla siebie. Dlatego trzeba mówić do ludzi i dla ludzi. Rozmawiajmy więc, a nie przemawiajmy. Zawsze zakładajmy, że prezentowane zagadnienia są dla publiczności nowe. Powinniśmy sprawiać naszą wypowiedzią wrażenie, że bardzo dobrze znamy się na temacie, ale nie być przy tym zarozumiałym i nie przechwalać się. Przygotowując swoją wypowiedź, a następnie trenując ją, warto pamiętać, aby mówić:

• Powoli i zrozumiale, ale nie zbyt wolno – nie możemy sprawiać wrażenia, że spieszymy się na pociąg. Nasza wypowiedź nie może być beznamiętna. Powinniśmy zmieniać jej natężenie i tempo.
• Wyraźnie (także głośno) – słuchacze w ostatnim rzędzie muszą nas rozumieć, bez domyślania się, co powiedzieliśmy. Uważajmy – nie możemy krzyczeć na publiczność. Jeśli mamy problem z głośną, acz spokojną wypowiedzią – warto zadbać o możliwość skorzystania z nagłośnienia.
• Językiem i słownictwem dopasowanym do publiczności – dlatego poznanie publiczności jest takie ważne. Gdy mówimy do uczniów czy studentów – użyjemy raczej języka opisowego. Do kolegów po fachu – zastosujemy słownictwo związane z naszym zawodem. Jeśli zamienimy sposób mówienia – jedni nic nie zrozumieją, drudzy będą się nudzić, możliwe nawet, że wyjdą.
• Poprawnie gramatycznie oraz stylistycznie. Język mówiony różni się od pisanego. Jego zaletą jest także to, że czasem popełniamy lapsusy językowe (świadomi prezenterzy czasem celowo stosują taki zabieg – np. aby rozbawić publiczność). Jednak nie pozostawiajmy nic przypadkowi – przetrenujmy dobrą wypowiedź.
• Prostymi zdaniami – nie wielokrotnie złożonymi. To ułatwia rozumienie i zapamiętywanie. W dodatku powinien być to język prosty, używany na co dzień. Unikajmy żargonu, nowomowy, skrótów oraz języka zbyt „unaukowionego”.

Wskazówka – Prościej znaczy lepiej
Co rozumiesz ze zdania: „Nieograniczony podmiotowo zakres mocy wiążącej stanowionych przepisów, które mogą regulować zachowanie każdej kategorii adresatów w danym państwie”? No właśnie. Unikaj tego typu języka. 

Anegdoty, cytaty, porównania oraz przykłady, których użyjemy w czasie wystąpienia, powinny być dopasowane do publiczności. Zrozumiałe dla słuchaczy i zgodne nie tylko z tematem prezentacji, ale także z kulturą, ich wiekiem, wyznaniem. Nie mogą obrażać publiczności i godzić w jej przekonania. Nie powinny (chyba że świadomie przyjmiemy takie założenie) szokować.

Wskazówka: Uwaga na anegdoty i dowcipy
Unikajmy opowiadania dowcipów szczególnie na początku wystąpienia. Tak zwany dowcip prowadzącego najczęściej jest żenujący dla publiczności, a przynajmniej dla jej części. Coś, co wydaje się świetną anegdotą podczas spotkania ze znajomym przy kawie, w czasie wystąpienia może tracić sens.

Pamiętajmy, że powyższe zasady dotyczą nie tylko tego, co powiemy, ale często również tego, co zamieścimy na slajdach.

Nie czytaj i nie ucz się na pamięć

Pewnie wielokrotnie mieliście wątpliwą przyjemność uczestniczyć w „czytanych wystąpieniach”. Z trudem kryliście senność, ziewanie czy wybuch irytacji. Ale nie powinno nas to dziwić, bo mało kto ma zdolności aktorskie i potrafi w czytany tekst włożyć emocje, regulować natężenie głosu i tempo wypowiedzi. Większość z nas skupi się na poprawnym odczytaniu tekstu (co także potrafi sprawić problem).

Podobnie kiepski efekt uzyskamy, gdy tekstu nauczymy się na pamięć. Oczywiście – jest to możliwe. Ale mało kto potrafi odegrać swoją rolę jak w teatrze. Zazwyczaj wady recytowanego referatu są podobne do czytania z kartki. Do tego dochodzi możliwość zablokowania się, gdy jakaś fraza czy wyrażenie wyleci nam z głowy. Nie uczmy się więc na pamięć tekstu wystąpienia. Zapamiętujmy idee.

Co zrobić, jeśli boimy się, że zapomnimy ważnych dat, definicji czy równań? Oczywiście – zanotować. Ale notatki, to notatki – nie tekst wystąpienia. Powinny zmieścić się na jednej kartce. W innym przypadku możemy mieć problem z odnalezieniem odpowiedniego zapisu. Widziałem wielokrotnie prelegenta, któremu notatki się rozsypały i zamiast pomóc – spowodowały więcej szkody. Notatki powinny zawierać tylko hasła. Powinny być czytelne, a więc napisane dużą czcionką lub – lepiej – wydrukowane.

Notatki – mieć czy nie mieć
Podczas wystąpienia notatki powinny leżeć z boku, niewidoczne dla publiczności. Prelegent ściskający nerwowo notatki w ręku podczas całego wystąpienia sprawia wrażenie nieprzygotowanego. Nawet, jeśli do nich nie zajrzy. A zazwyczaj nie zagląda lub robi to niezwykle sporadycznie.

Wiedz, po co mówisz, czyli znaj cel wystąpienia

Tylko wówczas, gdy znamy cel prezentacji, jesteśmy w stanie odpowiednio opracować jej treść. Wówczas możemy przyjąć koncepcje pozwalającą osiągnąć cel i dać publiczności to, co chciałaby wynieść z naszego wystąpienia.

Nie oszukuj

Jest bardzo ważne, szczególnie gdy o wystąpieniu rozmawiamy z młodzieżą, by nigdy nie oszukiwać. Raczej mało prawdopodobne, byśmy sami umieścili w naszym wystąpieniu kwestie, których nie jesteśmy pewni.

Jeśli ze strony publiczności padnie pytanie, na które nie znamy odpowiedzi – należy się do tego przyznać. Jeśli w dodatku wykracza poza tematykę, którą omawiamy, wówczas możemy spokojnie powiedzieć: „Niestety, nie jestem pewien odpowiedzi na to pytanie, ale możemy umówić się po wystąpieniu (proszę przesłać mi pytanie mailem) – sprawdzę i odpiszę.”

Jeśli znamy odpowiedź na pytanie, lecz tę kwestię będziemy omawiać za kilka slajdów, a udzielenie odpowiedzi w tym momencie popsuje plan prezentacji i może spowodować, że pozostała cześć publiczności zgubi się w naszym wywodzie – spokojnie odpowiedzmy, że za chwilę do tej kwestii dojedziemy i ją wyjaśnimy.

Nie ma nic gorszego w czasie wystąpienia od prelegenta, który przewija kilka slajdów (lub przekłada np. foliogramy), odnajduje właściwy, wyświetla go i odpowiada na pytanie. Nie dość, że publiczność się gubi, to zdarza się także, że sam prelegent nie umie się odnaleźć i kontynuować wypowiedzi.

Co się może stać, jeśli skłamiemy? Narazimy się na to, że ktoś z publiczności wstanie i wytknie nam oszustwo. Wówczas stracimy zaufanie publiczności, stracimy tym samym pewność siebie i prawdopodobnie wystąpienie zakończy się klęską.

Nie przepraszaj

W szczególności za błędy niezawinione. Podczas różnego rodzaju konferencji, seminariów czy wystąpień często można zaobserwować, jak prelegent wręcz kaja się przed publicznością. Najgorzej, gdy przeprasza za coś, czego nie zrobił. Poniżej przykłady z życia:

• „W tym miejscu planowałem pokazać państwu mapkę, niestety nie udało mi się odpowiedniej znaleźć, za co serdecznie przepraszam”
• „Chciałam tutaj wprowadzić animację, ale nie wiedziałam, jak to zrobić, a syn wyjechał na wakacje”.

Kto by się o tym dowiedział, gdyby nie informacja od samego prelegenta?

Nie przepraszajmy także za błędy zawinione. Nie tłumaczmy się, że nie mieliśmy czasu przygotować się lepiej do wystąpienia, zrobić lepszych slajdów. To publiczność niech oceni sama. Czasem do złych slajdów zdarzają się dobre wypowiedzi. Po co samemu się dyskredytować? W dodatku publiczność może odebrać taki komunikat następująco: „Aha, pewnie nie byliśmy wystarczająco ważni, by dostać coś lepszego”.

Nie przepraszajmy także za np. wczesną lub późną porę wystąpienia – zwykle to nie nasza wina.